Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen mit Wohnsitz in Deutschland und der Europäischen Union (EU) durch Heydasch Law, PLLC. Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und anderen anwendbaren deutschen und EU-Datenschutzgesetzen und -vorschriften.

Diese Erklärung entspricht auch dem deutschen Urheberrechtsgesetz (Gesetz über Urheberrecht und verwandte Schutzrechte, Urheberrechtsgesetz, UrhG) bezüglich etwaiger urheberrechtlicher Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten.

3. Arten personenbezogener Daten, die wir verarbeiten

Wir können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

3.1 Mandanten- und Interessentendaten

• Vollständiger Name und Kontaktinformationen (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Berufliche Informationen (Beruf, Arbeitgeber, Geschäftsadresse)
• Finanzielle Informationen (für Abrechnungs- und Zahlungszwecke)
• Rechtliche Angelegenheiten und fallbezogene Informationen
• Kommunikationsaufzeichnungen und Korrespondenz
• Ausweisdokumente (Reisepass, Personalausweis bei Bedarf)

3.2 Website- und Kommunikationsdaten

• IP-Adressen und technische Geräteinformationen
• Browsertyp und -version, Betriebssystem
• Website-Nutzungsdaten und Analytics
• Cookies und ähnliche Tracking-Technologien
• E-Mail-Kommunikations-Metadaten

3.3 Drittpartei-Daten

• Informationen über Gegenseiten, Zeugen oder andere für Rechtsangelegenheiten relevante Personen
• Geschäftliche Kontaktinformationen von Fachkollegen

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf der Grundlage folgender Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO:

4.1 Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

• Newsletter-Abonnements
• Marketing-Kommunikation
• Nicht-essenzielle Cookies und Analytics

4.2 Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Erbringung von Mandatsleistungen
• Rechtsberatung und -vertretung
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung

4.3 Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

• Einhaltung anwaltlicher Berufspflichten
• Geldwäsche-Präventionsanforderungen
• Gerichtlich angeordnete Offenlegungen
• Steuer- und Buchhaltungspflichten

4.4 Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

• Geschäftsverwaltung und -betrieb
• IT-Sicherheit und Betrugsprävention
• Marketing für bestehende Mandanten
• Berufliche Entwicklung und Weiterbildung

4.5 Lebenswichtige Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO)

• Notfallsituationen, die sofortiges rechtliches Handeln erfordern

4.6 Öffentliches Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)

• Gerichtsverfahren und Rechtskonformität

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (wie Gesundheitsinformationen, Vorstrafen oder andere sensible Daten) stützen wir uns auf spezifische Rechtsgrundlagen einschließlich:

• Ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO)
• Rechtsverfahren (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO)
• Erhebliches öffentliches Interesse (Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO)
• Anwaltliches Berufsgeheimnis (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO)

6. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

6.1 Rechtsdienstleistungen

• Rechtsberatung und -vertretung
• Mandatsverwaltung und Aktenführung
• Rechtliche Recherche und Analyse
• Gerichtsvertretung und Interessenwahrung
• Vergleichsverhandlungen

6.2 Geschäftstätigkeiten

• Mandantenbeziehungsmanagement
• Abrechnung und Buchhaltung
• Qualitätssicherung und berufliche Weiterentwicklung
• Regulatorische Compliance
• Versicherung und Risikomanagement

6.3 Marketing und Kommunikation

• Mandanten-Newsletter und rechtliche Updates
• Professionelle Vernetzung
• Website-Analytics und Optimierung
• Serviceverbesserung

7. Datenempfänger und Übermittlungen

7.1 Interne Empfänger

Personenbezogene Daten können eingesehen werden von:

• Rechtsanwälten und juristischen Mitarbeitern
• Verwaltungspersonal
• IT-Support-Personal (auf Need-to-know-Basis)

7.2 Externe Empfänger

Wir können personenbezogene Daten übermitteln an:

• Gerichte und Justizbehörden
• Gegenseiten und deren Anwälte
• Sachverständige und Gutachter
• Professionelle Dienstleister (Buchhalter, IT-Services)
• Versicherungsgesellschaften
• Aufsichtsbehörden und Anwaltskammern

7.3 Internationale Übermittlungen

Bei Übermittlungen personenbezogener Daten außerhalb der EU/EWR gewährleisten wir angemessenen Schutz durch:

• Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission
• Standardvertragsklauseln (SVK)
• Verbindliche Unternehmensregeln (soweit anwendbar)
• Spezifische Ausnahmen nach Art. 49 DSGVO

Alle Übermittlungen in die Vereinigten Staaten erfolgen in Übereinstimmung mit anwendbaren Datenschutzrahmen und mit angemessenen Garantien.

8. Speicherdauer

8.1 Allgemeine Aufbewahrungsfristen

• Mandantsakten: 10 Jahre nach Mandatsende (berufliche Verpflichtung)
• Finanzunterlagen: 7 Jahre (steuerrechtliche Anforderungen)
• Kommunikationsaufzeichnungen: 3 Jahre nach letztem Kontakt
• Website-Analytics: maximal 26 Monate

8.2 Besondere Umstände

• Laufende Gerichtsverfahren: Bis zur endgültigen Klärung plus Verjährungsfristen
• Aufsichtliche Untersuchungen: Bis zum Abschluss plus anwendbare Aufbewahrungsanforderungen
• Einwilligungsbasierte Verarbeitung: Bis zum Widerruf der Einwilligung

8.3 Sichere Löschung

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden personenbezogene Daten sicher gelöscht oder anonymisiert in Übereinstimmung mit technischen und organisatorischen Maßnahmen.

9. Betroffenenrechte

Nach der DSGVO und dem BDSG haben Sie folgende Rechte:

9.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie können Bestätigung darüber verlangen, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und eine Kopie dieser Daten erhalten.

9.2 Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Korrektur unrichtiger personenbezogener Daten verlangen.

9.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können unter bestimmten Umständen die Löschung personenbezogener Daten verlangen.

9.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können unter bestimmten Bedingungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

9.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie können die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen Format verlangen.

9.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen oder zu Direktmarketingzwecken widersprechen.

9.7 Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Soweit die Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen.

9.8 Beschwerderecht

Sie können eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen:

• Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
• Landesdatenschutzbehörden in Deutschland
• Ihre örtliche EU-Datenschutzbehörde

10. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit um, einschließlich:

10.1 Technische Maßnahmen

• Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches
• Zugangskontrollen und Benutzerauthentifizierung
• Backup- und Disaster-Recovery-Verfahren
• Netzwerksicherheit und Firewalls

10.2 Organisatorische Maßnahmen

• Datenschutzschulungen für Mitarbeiter
• Regelmäßige Sicherheitsbewertungen
• Incident-Response-Verfahren
• Klare Datenverarbeitungsrichtlinien
• Regelmäßige Audits und Überprüfungen

11. Datenschutzbeauftragter

Aufgrund der Art unserer Anwaltspraxis haben wir geprüft, ob ein Datenschutzbeauftragter (DSB) nach Art. 37 DSGVO erforderlich ist. Derzeit erfüllen wir nicht die Kriterien für eine obligatorische Bestellung, überwachen diese Anforderung jedoch kontinuierlich.

12. Cookies und Website-Technologien

12.1 Cookie-Kategorien

• Essentielle Cookies: Notwendig für die Website-Funktionalität
• Leistungs-Cookies: Analytics und Website-Optimierung
• Funktionale Cookies: Verbesserte Benutzererfahrung
• Marketing-Cookies: Werbung und Personalisierung (mit Einwilligung)

12.2 Cookie-Verwaltung

Sie können Cookie-Einstellungen über Ihre Browser-Einstellungen oder unser Cookie-Consent-Banner verwalten. Der Widerruf der Einwilligung kann die Website-Funktionalität beeinträchtigen.

13. Berufsgeheimnis und anwaltliche Verschwiegenheit

Als Anwaltskanzlei unterliegen wir Berufsgeheimnispflichten nach deutschen und US-amerikanischen anwaltlichen Berufsstandards. Die anwaltliche Verschwiegenheit schützt vertrauliche Kommunikation und kann unsere Fähigkeit zur Offenlegung bestimmter Informationen auch bei rechtlicher Verpflichtung einschränken.

14. Datenschutz-Folgenabschätzung

Wir führen Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) durch, wenn Verarbeitungsvorgänge voraussichtlich ein hohes Risiko für die betroffenen Personen zur Folge haben, insbesondere bei:

• Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten
• Implementierung neuer Technologien
• Systematische Überwachung öffentlicher Bereiche
• Umfangreiche Verarbeitung personenbezogener Daten

15. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir betreiben keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling, das rechtliche Wirkungen erzeugt oder Personen erheblich beeinträchtigt, ohne menschliche Beteiligung.

16. Auftragsverarbeiter

Wir arbeiten mit sorgfältig ausgewählten Auftragsverarbeitern zusammen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, einschließlich:

• Cloud-Speicher-Anbieter
• IT-Support-Services
• Professionelle Dienstleister
• Marketing-Plattformen

Alle Auftragsverarbeiter sind durch Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO gebunden.

17. Meldung von Datenpannen

Im Falle einer Datenpanne, die Risiken für die betroffenen Personen birgt, werden wir:

• Die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden benachrichtigen
• Betroffene Personen unverzüglich informieren, wenn ein hohes Risiko besteht
• Alle Pannen und ergriffene Abhilfemaßnahmen dokumentieren

18. Internationale Rechtspraxis

Als US-amerikanische Anwaltskanzlei, die deutsche und EU-Mandanten betreut, navigieren wir komplexe grenzüberschreitende rechtliche Anforderungen und wahren dabei die Compliance sowohl mit der US-amerikanischen anwaltlichen Verschwiegenheit als auch mit den EU-Datenschutzstandards.

19. Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung kann aktualisiert werden, um Änderungen widerzuspiegeln bei:

• Rechtlichen Anforderungen
• Geschäftspraktiken
• Technologie-Implementierungen
• Aufsichtlichen Leitlinien

Wesentliche Änderungen werden über unsere Website und direkte Mandantenbenachrichtigungen kommuniziert, soweit erforderlich.

20. Kontaktinformationen

Für datenschutzrechtliche Anfragen, Ausübung von Betroffenenrechten oder Beschwerden: